Com gestionar el control d’accés en esdeveniments i espectacles?

Entrades gratuïtes o de pagament: com afecten durant el control d’accés al recinte?

Generalment, els controls d’accés en esdeveniments amb entrades gratuïtes se centren més en la verificació ràpida de l’entrada per a comptabilitzar l’assistència i garantir un aforament segur. D’altra banda, en esdeveniments amb entrades de pagament, el control d’accés se centra en verificar i validar l’autenticitat d’aquestes, normalment a través de la lectura de codis de barres o QR. Per això, es requereix una major atenció a la prevenció del frau o d’entrades falsificades.

La seguretat també sol variar en funció de si les entrades per a un esdeveniment són gratuïtes o de pagament. En el primer cas, els responsables del control d’accés tenen com a principal prioritat que aquest es realitzi de forma ordenada. En canvi, els esdeveniments amb entrades de pagament solen tenir controls de seguretat més estrictes ja que, a més d’autenticar la veracitat de les entrades, es realitzen revisions més exhaustives, com la inspecció de bosses i motxilles, detectors de metalls i controls d’identificació. Tot això amb l’objectiu de garantir el benestar dels assistents i prevenir qualsevol incident.

Agilitat i ordre, objectius del control d’accés

Els esdeveniments amb entrades numerades ofereixen seients assignats específics per a cada assistent i una major planificació prèvia, que permet al client acudir al recinte més tard ja que disposa amb seguretat del seient que va reservar en el moment de la compra. Els esdeveniments amb entrades no numerades, en canvi, brinden més llibertat d’elecció i flexibilitat quant a la ubicació dels usuaris, que solen arribar amb més antelació al recinte per a poder disposar de millors localitats. Tenint en compte cada opció d’entrada, s’ha d’actuar de manera diferent des de l’obertura de portes.

Quan les persones assistents a l’esdeveniment compten amb entrades numerades, el personal de control d’accés s’encarrega de guiar-les cap a la seva ubicació assignada, oferint-los indicacions perquè la circulació es mantingui fluida. A més, els organitzadors han de comptar amb un sistema eficient de registre per a controlar quins seients han estat ocupats i assegurar-se que no s’excedeixi la capacitat màxima de l’espai.

D’altra banda, en els esdeveniments amb entrades no numerades, el control d’accés se centra en permetre l’ingrés a l’àrea general del recinte, però els assistents tenen la llibertat de triar qualsevol seient disponible dins de l’àrea designada. Aquesta modalitat comporta la necessitat de garantir un ingrés ràpid i ordenat, per la qual cosa l’organització haurà de supervisar i gestionar el flux de persones per a evitar aglomeracions.

Càmares vs. Làsers: rapidesa i eficàcia en el control d’accés a esdeveniments

Els punts fonamentals a tenir en compte a l’hora de triar càmeres o làsers per a realitzar el control d’accessos a un esdeveniment són la velocitat, la il·luminació i la quantitat de lectures a realitzar. Depenent de la tecnologia triada caldrà adaptar el procés de recepció i ingrés dels assistents, així que és necessari avaluar amb anterioritat les condicions de l’entorn.

En realitzar un control d’accessos amb càmares, és important comptar amb equips i sistemes eficients per a garantir un procés ràpid i fluid. La velocitat de processament de les imatges capturades per les càmares pot variar depenent de la qualitat i la capacitat del programari utilitzat, per la qual cosa els horaris d’obertura de portes han d’establir-se tenint en compte aquesta variable. Els sistemes amb làser, per part seva, poden resultar més ràpids, ja que funcionen en temps real.

A més, les càmeres poden ser més sensibles a les condicions lumíniques i, en entorns amb poca llum, pot ser necessari comptar amb il·luminació addicional per a millorar la captura d’imatges.

En esdeveniments de grans aforaments és recomanable usar làsers, ja que són més ràpids i agilitzen l’accés dels assistents. Els nostres paràmetres de lectura amb dispositius làser permeten escanejar 500 QR cada 30 minuts, per la qual cosa podem calcular fàcilment el nombre de lectors que necessitarem per a controlar l’aforament d’un gran esdeveniment.

Quan es tracta d’esdeveniments petits, és a dir, de menys de 500 QR, n’hi ha prou amb usar una APP des de diversos dispositius telèfon intel·ligent.

Altres consells bàsics per al control d’accés

Existeixen moltes variables que obliguen a prendre unes mesures o altres en cada control d’accés, però també hi ha uns certs punts en comú que poden aplicar-se a tots els controls. Els nostres experts de 4Tickets recomanen el següent:

• Demanar a l’usuari pujar la lluentor del seu dispositiu.
• No hem de tocar el dispositiu de l’usuari, per la qual cosa, si el codi QR és massa petit perquè l’escanegi el lector, li demanarem a l’usuari que el amplie.
• En els esdeveniments de dia i a l’aire lliure la llum solar pot reflectir-se en les pantalles. Per a evitar-ho, podem tapar la llum solar amb la mà que tenim disponible, evitant reflexos en la pantalla i permetent que els lectors identifiquin correctament els codis QR de les entrades.
• Mantenir la PDA o l’escàner a uns 10 centímetres del dispositiu.
• És important recordar als usuaris que han de mostrar l’entrada en el format d’arxiu original, ja que en moltes ocasions les captures de pantalla no es llegeixen correctament.
• Avisar durant el procés de compra de les entrades que aquestes han d’emportar-se impreses o tenir-les fàcilment localitzables en el telèfon mòbil. Quan no és així, es pot alentir molt l’accés.

És important tenir en compte que, tot això, ha de respondre a les particularitats de cada esdeveniment, espai i organització. A 4Tickets oferim assessorament personalitzat per a optimitzar al màxim la gestió del control d’accessos a diferents modalitats d’esdeveniments i espectacles. Parlem?