El control d’accés en un espectacle va molt més enllà de deixar passar el públic i partir l’entrada perquè no es pugui reutilitzar. El control d’accés és, de fet, la clau de volta en l’organització d’un espectacle, ja que és la base perquè la gestió d’entrades es completi de forma fidedigna, perquè es respectin els preus i condicions de compra plantejades pel promotor cultural i, sobretot, perquè els espectadors rebin un bon servei.
És un fet que, a vegades, l’entrada a una sala d’espectacles està afectada per la picaresca i la creativitat que fan servir algunes persones per entrar a la funció. Segur que us heu trobat algun cop amb el típic espectador que intenta accedir al recinte amb una entrada amb descompte (per exemple, per a menors de 30 anys o per a estudiants) tot i no complir els requisits. En altres casos, és possible que l’usuari no sigui conscient que estava adquirint les seves entrades en un portal de revenda. Aquesta compra no oficial pot generar duplicitat de tickets i, per tant, és important corregir la confusió perquè no hi hagi dues persones amb la mateixa butaca assignada o, en el cas d’un concert, per omplir l’aforament de la sala i garantir la seguretat dels assistents.
Aquesta és la funció del control d’accés. Dins el backstage que treballa en l’organització d’un espectacle, podríem considerar el control d’accés com el cervell, el semàfor que permet que tot flueixi i que aporta mesures en directe per corregir les incidències que es puguin produir. Per exemple, el control d’accés és l’encarregat d’indicar al personal que està validant els tickets quina acreditació ha de demanar segons el tipus d’entrada, per què no pot accedir un ticket en concret, etc.
A l’hora d’organitzar un control d’accés eficient, és important que l’empresa cultural estigui preparada tant tecnològicament com a nivell de personal qualificat i amb experiència, ja que, tard o d’hora, es produiran incidències que poden afectar la gestió d’entrades.
Per això, a 4Tickets ens hem especialitzat en aquest servei i fem un vestit a mida de cada promotor cultural amb la voluntat d’oferir-li el millor servei. Sempre partim d’una reunió prèvia per organitzar el control d’accés en funció del tipus d’espectacle, de les característiques de la sala i del volum de vendes. Tenint en compte aquestes variables programem un control d’accés personalitzat que s’adapti a cada recinte. També oferim un telèfon de guàrdia amb el qual els promotors poden fer-nos consultes fora de l’horari d’oficina en el cas que s’hagi produït una incidència.
Quines tecnologies intervenen en un control d’accés?
Per organitzar un control d’accés eficient calen dispositius per llegir entrades, per exemple, PDA, tablets o smartphones, una xarxa Wifi amb una bona cobertura i un sistema de venda i gestió de tickets com el que proporciona 4Tickets que compti amb un bon servidor.
On s’ha d’instal·lar el control d’accés?
La connexió online és un dels factors que s’han de tenir més en compte a l’hora d’instal·lar el control d’accés. Gràcies a la connectivitat, la informació emmagatzemada en un servidor central es comparteix en temps real amb tots els dispositius del personal de sala, taquilla, portes d’entrada, etc. Així podem saber a l’instant si hi ha entrades VIP o entrades amb descompte que hagin accedit per qualsevol dels accessos. Quan l’espectacle o concert té lloc en un recinte de grans dimensions, aquesta opció és de gran utilitat!
Per tant, sempre que les condicions del recinte i la magnitud de l’esdeveniment ho permetin, recomanem instal·lar el control d’accés a la sala online per disposar de la millor connexió a la xarxa. El control d’accés amb connexió online posarà en comú, en temps real, la informació provinent de la taquilla, del sistema de gestió d’entrades i de les PDA que es troben a les portes d’entrada. En cas contrari, la validació de les entrades seria offline i només podria basar-se en la informació que hi ha dins d’un dispositiu en concret.
Quin és el perfil de l’equip que intervé en el control d’accés?
És important que les persones que s’encarreguen del control d’accés tinguin un perfil tècnic i que siguin conscients que la seva feina és de gran rellevància. A 4Tickets formem el personal de les sales de teatre o dels promotors culturals per poder reaccionar amb eficàcia a les incidències que es puguin donar. També oferim el nostre equip humà, que es composa de professionals amb una llarga experiència sobre el terreny. Apostem per un aprenentatge progressiu en què els tècnics junior primer donen suport a les persones amb més experiència i després assumeixin el rol d’organitzadors d’equip a cada esdeveniment amb el qual col·labora 4Tickets.
Si necessites més informació sobre com organitzar un control d’accés per al teu esdeveniment cultural, contacta amb nosaltres.
