¿Cómo gestionar el control de acceso en eventos y espectáculos?

Entradas gratuitas o de pago: ¿cómo afectan durante el control de acceso al recinto?

Generalmente, los controles de acceso en eventos con entradas gratuitas se centran más en la verificación rápida de la entrada para contabilizar la asistencia y garantizar un aforo seguro. Por otro lado, en eventos con entradas de pago, el control de acceso se centra en verificar y validar la autenticidad de las mismas, normalmente a través de la lectura de códigos de barras o QR. Por ello, se requiere una mayor atención a la prevención del fraude o de entradas falsificadas.

La seguridad también suele variar en función de si las entradas para un evento son gratuitas o de pago. En el primer caso, los responsables del control de acceso tienen como principal prioridad que éste se realice de forma ordenada. En cambio, los eventos con entradas de pago suelen tener controles de seguridad más estrictos ya que, además de autentificar la veracidad de las entradas, se realizan revisiones más exhaustivas, como la inspección de bolsos y mochilas, detectores de metales y controles de identificación. Todo ello con el objetivo de garantizar el bienestar de los asistentes y prevenir cualquier incidente.

Agilidad y orden, objetivos del control de acceso

Los eventos con entradas numeradas ofrecen asientos asignados específicos para cada asistente y una mayor planificación previa, que permite al cliente acudir al recinto más tarde ya que dispone con seguridad del asiento que reservó en el momento de la compra. Los eventos con entradas no numeradas, en cambio, brindan más libertad de elección y flexibilidad en cuanto a la ubicación de los usuarios, que suelen llegar con más antelación al recinto para poder disponer de mejores localidades. Teniendo en cuenta cada opción de entrada, se debe actuar de forma distinta desde la apertura de puertas.

Cuando las personas asistentes al evento cuentan con entradas numeradas, el personal de control de acceso se encarga de guiarlas hacia su ubicación asignada, ofreciéndoles indicaciones para que la circulación se mantenga fluida. Además, los organizadores deben contar con un sistema eficiente de registro para controlar qué asientos han sido ocupados y asegurarse de que no se exceda la capacidad máxima del espacio.

Por otro lado, en los eventos con entradas no numeradas, el control de acceso se centra en permitir el ingreso al área general del recinto, pero los asistentes tienen la libertad de elegir cualquier asiento disponible dentro del área designada. Esta modalidad conlleva la necesidad de garantizar un ingreso rápido y ordenado, por lo que la organización deberá supervisar y gestionar el flujo de personas para evitar aglomeraciones.

Cámaras vs. Láseres: rapidez y eficacia en el control de acceso a eventos

Los puntos fundamentales a tener en cuenta a la hora de elegir cámaras o láseres para realizar el control de accesos a un evento son la velocidad, la iluminación y la cantidad de lecturas a realizar. Dependiendo de la tecnología escogida habrá que adaptar el proceso de recepción e ingreso de los asistentes, así que es necesario evaluar con anterioridad las condiciones del entorno.

Al realizar un control de accesos con cámaras, es importante contar con equipos y sistemas eficientes para garantizar un proceso rápido y fluido. La velocidad de procesamiento de las imágenes capturadas por las cámaras puede variar dependiendo de la calidad de las cámaras y la capacidad del software utilizado, por lo que los horarios de apertura de puertas deben establecerse teniendo en cuenta esta variable. Los sistemas con láser, por su parte, pueden resultar más rápidos, ya que funcionan en tiempo real.

Además, las cámaras pueden ser más sensibles a las condiciones lumínicas y, en entornos poca luz, puede ser necesario contar con iluminación adicional para mejorar la captura de imágenes.

En eventos de grandes aforos es recomendable usar láseres, ya que son más rápidos y agilizan el acceso de los asistentes. Nuestros parámetros de lectura con dispositivos láser permiten escanear 500 QR cada 30 minutos, por lo que podemos calcular fácilmente el número de lectores que necesitaremos para controlar el aforo de un gran evento.

Cuando se trata de eventos pequeños, es decir, de menos de 500 QR, basta con usar una APP desde varios dispositivos smartphone.

Otros consejos básicos para el control de acceso

Existen muchas variables que obligan a tomar unas medidas u otras en cada control de acceso, pero también hay ciertos puntos en común que pueden aplicarse a todos los controles. Nuestros expertos de 4Tickets recomiendan lo siguiente:

• Pedir al usuario subir el brillo de su dispositivo.
• No debemos tocar el dispositivo del usuario, por lo que, si el código QR es demasiado pequeño para que lo escanee el lector, le pediremos al usuario que lo amplie.
• En los eventos de día y al aire libre la luz solar puede reflejarse en las pantallas. Para evitarlo, podemos tapar la luz solar con la mano que tenemos disponible, evitando reflejos en la pantalla y permitiendo que los lectores identifiquen correctamente los códigos QR de las entradas.
• Mantener la PDA o el escáner a unos 10 centímetros del dispositivo.
• Es importante recordar a los usuarios que deben mostrar la entrada en el formato de archivo original, ya que en muchas ocasiones las capturas de pantalla no se leen correctamente.
• Avisar durante el proceso de compra de las entradas que éstas deben llevarse impresas o tenerlas fácilmente localizables en el teléfono móvil. Cuando no es así, se puede ralentizar mucho el acceso.

Es importante tener en cuenta que, todo ello, debe responder a las particularidades de cada evento, espacio y organización. En 4Tickets, ofrecemos asesoramiento personalizado para optimizar al máximo la gestión del control de accesos a distintas modalidades de eventos y espectáculos. ¿Hablamos?