5 obstáculos en la gestión de entradas y cómo esquivarlos

La organización impecable de un evento o espectáculo es aquella que pasa desapercibida. Si logramos que el espectador se centre en disfrutar de los actores, de los músicos y de los deportistas, y que se olvide por completo de toda la logística que hay al otro lado del telón, habremos cumplido nuestro objetivo.

A raíz de nuestra experiencia en e-ticketing, hemos comprobado que la gestión de la venta de entradas es determinante en la satisfacción del espectador. Por consiguiente, también la imagen de marca de un promotor cultural, de una tienda de tickets o de una sala de actuaciones se ve afectada, positiva o negativamente, por el funcionamiento del proceso de compra y de la atención postventa.

La adquisición de un ticket no tiene nada que ver con la calidad de una obra teatral. Sin embargo, la recepción de esta por parte del público sí que se verá alterada por la organización que gira alrededor del espectáculo.

Muy probablemente estos engranajes apenas se apreciarán si todo funciona correctamente, pero en el caso de que se produzcan errores, la crisis de confianza entre espectador y empresa cultural estará servida. La imagen negativa también se extenderá como una mancha de aceite hacia el artista y el propio espectáculo, con lo que la relación entre los creadores y la empresa cultural podría verse resentida.

Que el asiento de un espectador ya esté ocupado, que su entrada no se imprima correctamente en la taquilla o que un vendedor no autorizado ofrezca tickets por precios desorbitados atentan no solo contra la experiencia del espectáculo, sino también contra la facturación y los beneficios del promotor cultural.

Hemos analizado los cinco problemas más comunes en la gestión de entradas de un espectáculo. Por fortuna, la experiencia que hemos adquirido asesorando a nuestros clientes también nos permite vislumbrar las soluciones.

1. Reventa de entradas

El mundo del espectáculo no se escapa de la especulación: la reventa de entradas constituye una espiral perversa que se ha agudizado con la eclosión de los canales de venta online. Los inconvenientes de esta práctica fraudulenta son muchos, y la mayoría de las veces acaban perjudicando tanto al comprador como al promotor cultural.

En primer lugar, hay que tener en cuenta que la reventa de entradas en eventos con alta demanda se basa en el encarecimiento del ticket respecto al precio original. Esto afecta al comprador y da al traste con la política de precios de una empresa cultural, lo que amenaza con dañar su imagen.

En segundo lugar, la reventa de entradas puede derivar en una situación de descontrol en la gestión de los tickets. Incluso se pueden dar situaciones realmente embarazosas porque dos espectadores tengan atribuido el mismo asiento, aunque lo más habitual es que el comprador no pueda superar el control de acceso al haber adquirido la entrada en un sistema no oficial.

Para prevenir estos imprevistos, recomendamos a los promotores culturales la utilización de lectores de DNI ubicados en los controles de acceso. Esta solución verifica de forma automática si el documento de identidad del usuario se corresponde con la entrada.

2. Uso fraudulento de carnés de descuento

Ofrecer descuentos a determinados sectores del público, por ejemplo a los jóvenes, es una buena medida para potenciar la venta de entradas. Sin embargo, aquí entra en juego la picaresca: hay espectadores que, a la hora de comprar su ticket, eligen la opción de descuento pese a no cumplir los requisitos. En caso de no disponer de un sistema que pueda validar y confirmar el descuento, esta estrategia puede traducirse en cientos de euros que la sala de espectáculos deja de ganar.

En 4Tickets contamos con dos mecanismos para combatir este fraude. En primer lugar, en el control de accesos podemos utilizar lectores de tickets que pitan de forma distinta cuando la entrada se ha adquirido con algún descuento que requiere acreditación. Si el espectador no demuestra que cumple los requisitos para gozar de esa promoción, no podrá entrar o tendrá que abonar la diferencia.

En segundo lugar, nuestras plataformas de venta de tickets están integradas con el Carnet Jove y otros programas de descuento parecidos. De esta manera, al comprar entradas para un espectáculo, el usuario tiene que introducir el código de su carnet. Automáticamente, el sistema verificará si este es vigente antes de aceptar la compra.

3. Cancelaciones de espectáculos

Para ganarse la plena confianza de los espectadores, un promotor cultural tiene que prever cualquier imprevisto que pueda suponer la cancelación de una obra de teatro o concierto. Estas contingencias generan un dolor de cabeza considerable, porque nos obligan a ser muy proactivos en la atención al cliente que ya había comprado las entradas. Al mismo tiempo, generan problemas contables relacionados con los impuestos que ya se habían declarado.

En 4Tickets coordinamos la operativa para hacer frente a estas situaciones. Lo más urgente es enviar una newsletter a los mails de los espectadores que habían adquirido las entradas. En este correo electrónico comunicamos la situación y las alternativas que propone el promotor, ya sean la devolución del importe de los tickets o el cambio para otra sesión.

Hay que recordar que, al comprar las entradas, los usuarios siempre tienen que introducir su correo electrónico y un número de teléfono. Estos datos nos serán realmente útiles para ofrecer la mejor asistencia postventa a los clientes.

4. Cambio de entradas

En ocasiones, los imprevistos no llegan del lado de los creadores de un evento, sino del público. Cuando a un espectador le surge algún impedimento para asistir a una función, valora muy positivamente que el promotor le ofrezca la posibilidad de cambiar la fecha de su entrada.

En caso de que el promotor autorice estas modificaciones, el sistema de 4Tickets permite generar los cambios tan pronto como el espectador se pone en contacto con nosotros. Y lo más importante: cualquier variación queda automáticamente registrada y sincronizada en el sistema para que siempre tengamos claro el aforo previsto.

5. Problemas técnicos de última hora

Si la capacidad de reacción es importante para satisfacer las necesidades de los espectadores, aún resulta más imprescindible cuando los imprevistos se dan el mismo día del espectáculo, incluso cuando está sonando el timbre de inicio de la función.

Puede ocurrir que la impresora de tickets esté averiada. O que se haya superado la hora límite para sacar las entradas y los espectadores que están haciendo cola se queden sin pase. O que el recinto no disponga de conexión wifi.

En todos estos casos, 4Tickets apoya a los promotores con soluciones tecnológicas y personal de sala especializado. Además, contamos con un servicio de guardia 365 días al año para asegurar la atención a compradores, promotores y taquillas.

Lo importante siempre es que el espectáculo continúe.

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