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Las entradas para eventos culturales son de los productos más adquiridos por Internet. Durante el 2022 lo hicieron el 59% de compradores online. Un colectivo que cada año -especialmente desde 2020 con el ecommerce alcanzando cotas históricas- crece más, según el Estudio Ecommerce 2022 de IAB Spain. Es decir, a día de hoy, la organización de un evento con venta de entradas o reserva de invitaciones tiene que contemplar la venta o reserva online de manera imperativa.
Pero, ¿cómo vender entradas online? Como promotor u organizador de eventos culturales existen diversas plataformas de venta de entradas, con diferentes servicios, prestaciones y niveles de gestión dispares. Desde sistemas más simples, autogestionables, hasta plataformas más completas y personalizadas, en las que necesitas la colaboración de un equipo profesional.
Lo ideal siempre será un sistema personalizable y modulable: Empezar con un acompañamiento de un equipo profesional, ahorrando así los costes de contar con un equipo interno, y a través de formaciones llegar a la autogestión. Y siempre que se quiera con el soporte del equipo externo o incluso en colaboración con tu propio personal de ticketing ya incorporado. Muchas veces empezar por la autogestión puede ser un pozo sin fondo de gastos, a nivel de horas empleadas y de costes finales.
Al final, todo dependerá de las necesidades y recursos disponibles, económicos y de personal. Siempre teniendo en cuenta los servicios relacionados a la plataforma. Si una plataforma de entradas ofrece la gestión a coste 0, como se suele decir con muchas redes sociales, tú no serás el cliente sino el producto. Una cuestión muy diferente será si, de acuerdo a tu estrategia de ticketing y de precios, consigas una rentabilidad y margen que te permita pagar a coste 0 la plataforma. En este punto es importante analizar si el sistema te aplicará costes fijos (independientemente de si consigues vender entradas o no) o si, en cambio, solo tendrás que pagar en caso que vendas entradas, por ejemplo con una comisión fija por ticket vendido. Así, solo pagarás si realmente vendes.
También es muy importante tener en cuenta el soporte ofrecido, a nivel técnico y de atención al cliente. La mayoría de los eventos son en horario no laboral, por las noches y fines de semana, que es cuando tendrás la necesidad urgente ante cualquier consulta. Una respuesta rápida será clave ante, por ejemplo, un problema en un control de acceso con centenares de personas con entrada.
Tu campaña de comunicación y marketing que tengas preparada para tu evento también se podrá ver beneficiada según la plataforma de ticketing que escojas. A la hora de plantearte llegar a una audiencia mayor es importante tener presencia en los canales de venta más consolidados, como Atrápalo, El Corte Inglés, Entradas.com, Taquilla.com, Passline, Racc, Entradas de Vanguardia… Una integración que no es posible con todos los sistemas de venta de entradas y que es un factor a tener en cuenta a la hora de decidir qué plataforma utilizar ya que el alcance y difusión de tu evento crecerá exponencialmente. Y el efecto será aún mayor si pactas con el canal de venta de entradas la comunicación de tu evento a través de sus medios de difusión: nos referimos a publicaciones en redes sociales, noticias en su portal web, newsletters, periódicos, blogs… Por eso, puede ser una buena apuesta estratégica integrar tu plataforma de venta de tickets en los canales más consolidados.
Dependiendo del sistema también podrás realizar el control de acceso desde tu propio móvil, a diferencia de otras plataformas donde necesitarás una o varias PDAs, con un coste superior y sumando complejidad a todo el proceso. El control de acceso para eventos es clave. De él depende que el acceso al recinto sea fluido y que se respeten los precios y demás condiciones de compra estipuladas, lo que redunda en la satisfacción del usuario.
Otro aspecto de suma importancia es la facturación de las ventas realizadas. Siempre será preferible poder configurar tu TPV virtual para ir recibiendo la facturación de tus ventas, tanto por tus propios canales de venta como las realizadas en canales externos, para así evitar también impagos. Así que será clave comprobar si el sistema de ticketing te deja configurar tu TPV virtual, o por el contrario, solo te dejan trabajar con el suyo.
En cuanto a la página web, si no se dispone de una, siempre será preferible que sea un sitio personalizable, empezando por poder añadir tu identidad corporativa hasta personalizaciones propias de tu evento. Otro factor será el alojamiento, si la venta de entradas podrá formar parte de tu dominio o subdominio (por ejemplo tickets.tudominio.com). Algunos sistemas ni permiten la personalización de la web ni el alojamiento en tu dominio, además de otras configuraciones como añadir códigos de seguimiento para la analítica web y/o los píxels de Facebook y Google para la configuración y análisis de rendimiento de campañas de publicidad.
Las actualizaciones del sistema también será un tema a tener en cuenta. No será lo mismo una plataforma sin actualizaciones que otra que, por ejemplo junto a la compañía que te puede acompañar en su gestión, permanentemente esté buscando nuevas funcionalidades, adaptándose a las tendencias de ticketing más actuales.
Cómo vender un concierto
A la hora de escoger sistema para vender un concierto tienes que poner en valor diferentes aspectos:
- Tener en cuenta a los diferentes colectivos: Espectadores, acreditaciones, abonos…
- La gestión de cambios de entradas.
- Que sea un proceso de reserva ágil, cómodo y totalmente adaptable a versiones móvil.
- Posibilidad de crear colas virtuales.
- Controles de acceso rápidos.
- Integración con los principales canales de venta.
- Sistema cashless dentro del evento.
Para la venta de entradas de un concierto es de suma relevancia tener en cuenta todo el tipo de entradas para diferentes colectivos. Sobre todo en el caso que se quiera implementar la compra de abonos o facilitar la gestión invitaciones a acreditados de manera ágil, facilitando el trabajo del equipo humano para así focalizarse en otros temas de la producción del evento.
A la vez, es muy importante poder contar con el servicio de cambio de entradas, ya que una de las principales preocupaciones a día de hoy de los compradores de entradas es no poder asistir al concierto. Así también evitas que los compradores de entradas de tu concierto acaben en páginas de reventa de entradas, cuanto menos “alegales”, con un riesgo importante de ser estafados y con un proceso complejo para el usuario. Facilitando este cambio de entradas dentro del mismo sistema de venta de entradas, la experiencia de tu cliente será altamente satisfactoria, todo el proceso será en tu plataforma y la confianza generada será la semilla para una relación fructífera.
La venta de entradas de conciertos también se caracteriza por albergar un alto volumen de usuarios online en pocos minutos. Por ello, es necesario contar con una infraestructura potente, que incluso genere colas virtuales. Así, se consigue un eficiente flujo de usuarios sin llegar a saturar los servidores, a la vez que ofrecemos un tiempo de espera mínimo al cliente.
Un cliente que muy probablemente abandonará la página si no encuentra un proceso de compra de entradas ágil y sobre todo adaptable a dispositivos móviles. ¿Cuántas veces nos hemos desesperado tratando de reservar una localidad en un mapa de butacas minúsculo desde la pantalla de nuestro móvil? Esta experiencia de usuario es vital, así como facilitar el pago desde el mismo smartphone, por ejemplo añadiendo Bizum como método de pago.
Otro aspecto a tener en cuenta es la posibilidad y la configuración del sistema cashless, ya habitual en eventos musicales a través de pulseras o dispositivos externos. Pero algunos sistemas de ventas de entradas ya ofrecen la posibilidad del sistema cashless sin necesidad de ningún soporte físico, siendo así más sostenibles. Otro punto a analizar de este sistema será el proceso de devolución del importe restante a tus clientes. En muchas plataformas, la gestión suele ser tediosa, tanto para el promotor como para el cliente final. En otras, en cambio, se consigue reducir al máximo, con devoluciones masivas en tan solo unos clicks. Conseguir reducir este proceso también será clave para seguir construyendo la relación con tu cliente.
Por último, también se debe asegurar que la plataforma de ticketing provea de un servicio postventa y una atención al cliente 24/7.
Cómo vender entradas online para eventos
Cada sector tiene su idiosincrasia para la venta de entradas online. Por ello, es importante primero determinar tus necesidades y objetivos para encontrar la plataforma de ticketing según el sector que deseas. No será lo mismo la gestión de entradas para una feria gastronómica, donde por ejemplo primará el sistema cashless para potenciar el consumo; el ticketing para un evento deportivo, donde primará unos controles de acceso segmentados preparados para afluencias masivas; o la gestión de invitaciones para un evento corporativo de una compañía, donde primará una óptima gestión y comunicaciones personalizadas.
En estos casos, siempre será preferible soluciones personalizadas que no plataformas ya preestablecidas, con poco margen para adaptarse a las necesidades de cada evento y sector.
Cómo comprar entradas sin ser estafado
Como promotor, y también como comprador de entradas, otro foco es tratar de evitar plataformas de reventa de entradas. Como organizador de eventos quizás te encuentres con la situación de páginas de venta de entradas no autorizadas que, mediante publicidad online en Google Ads, aparece como la primera opción para comprar las entradas de tu evento. El usuario accede a ellas, compra y el día del evento se encuentra que las entradas no son válidas. Sin tú tener culpa alguna, el cliente se quedará con una experiencia muy negativa de todo el proceso.
¿Cómo evitarlo? Más allá de asuntos legales, que pueden ser procesos lentos y complejos, una solución rápida y efectiva es realizar tú mismo publicidad online en Google. Si la campaña está bien configurada, con la página de destino adecuada y todo bien optimizado, el coste por click (de tus propias palabras clave de tu evento) será muy económico. Así, te asegurarás la primera posición en Google cuando un usuario busque tu evento y evitarás fugas a otras páginas de venta para tener tú el control de todo el proceso de la venta de entradas.
A la hora de gestionar una campaña de publicidad en Google Ads también es vital configurar las conversiones. ¿Cuántas entradas se han vendido de manera directa a través de la publicidad online? ¿Y de forma indirecta (han descubierto el evento a través de la publicidad y han acabado comprando días más tarde)? Así podrás calcular tu retorno de la inversión y cómo mejorar las campañas. Muchas plataformas, poco personalizables, no te permitirán añadir ningún código de seguimiento, de Google Analytics por ejemplo, y no podrás medir nada. Por lo tanto, no tendrás los datos de conversiones. Por ello, es importante saber si en la página de venta de entradas se puede añadir, por ejemplo, tu Google Tag Manager para así tú personalizar las etiquetas deseadas, entre otras configuraciones. También si cuenta con un equipo o documentación de soporte para realizar esta configuración, a veces algo compleja.
Si has llegado hasta aquí y te interesa un sistema de venta de entradas escalable, con atención al cliente 24/7, con una gran variedad de servicios complementarios y totalmente personalizable, contáctanos.
Fotografía: Yvette de Wit.
